在实际工作中,经常需要制作大量的通知书,那你是如何制作呢?一份份做吗?若是这样,你真的需要好好学习今天的技巧,本期Word小编与大家分享的是用Word批量制作通知书并且单独生成独立文本。

批量制作录取通知需要准备好主文档(也就是可以通用的模板)和数据表格

首先,打开主文档,点击邮件——开始邮件合并——信函——点击选择收件人——使用现有列表,选择合适表格。

其次,将表格的数据插入到主文档相应的位置。在合并域的选项中选择相应的字段,之后点击预览效果。

最后,点击完成并合并——编辑单个文档,如果需要全部的记录,就点击全部,若只要部分,可以输入相应的条数。

如果需要在姓名后添加男士或女士称谓,该如何操作?

在插入合并域内容之后,点击规则,之后选择“如果……那么……否则”,在打开的对话框中选择“姓名”,然后根据需要自行设置,之后再进行合并,系统就会自动的添加称谓。

以上解的是如何批量生成录取通知书,如果想生成以姓名为文档的单独通知书,可以通过以下方式来实现:

设置好邮件合并的选择联系人后,在标题“录取通知书”前面插入“姓名”的合并域名称,之后选中文本设置为“标题1”的样式,然后选中“姓名”,将其字体颜色设置为白色。

点击完成并合并——编辑单个文档——全部。

完成相应的合并之后,点击视图——大纲视图,然后按Ctrl+A选中全文,点击显示文档——主控文档——创建,最后另存为即可完成。

最后的效果图

以上就是今天要分享的小技巧,你学会了吗

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