使用Word编辑长文档(如论文、书籍、研究报告等),如果文档有多级标题,往往需要生成目录,以便于检索。有人使用手工输入目录,但这样不但不容易控制格式,还会让后期修改非常麻烦:一旦内容所在的页码有变,目录就需要重新修改。那么下面就由小编给大家分享下的技巧,希望能帮助到您。

  自动生成目录的步骤如下:

  步骤一:首先要把文档的内容录入或粘贴到Word中,设置好正文的格式。

  PS:正式文档的正文一般为宋体、小四号或五号字,段后距0.3-0.5行,首行缩进2个字符。

  步骤二:设置标题的格式:即需要生成目录的标题。

  步骤三:标题可以使用Word内置样式进行格式化,如“标题1、标题2、标题3、标题4…”等样式,操作方法是:选中需要作为目录的第一级标题,然后点击格式下拉框,选择需要的样式,如“标题2”,如果字体过大,可以手工修改,如标题2样式的字体改为四号字。

如图1.

  步骤四:使用相同的方法,把所有第一级标题均设置为相同的样式,如“标题2”,可以使用格式刷来快速格式化:选中已经设置好格式的那个标题,双击快捷工具栏的“格式刷”按钮,然后一个个选中需要设置格式的其它标题。设置完成后,按一次ESC键,中断“格式刷”。

  如图2.

  步骤五:然后设置二级标题的格式,可以直接使用内建样式,如“标题3”样式,并手工修改好字体大小。

  注意:这里的二级标题和“标题3”样式并不矛盾,二级标题是指生成目录后显示为第二级别,而“标题3”中的3仅仅是一个名称。

  如图3.

  步骤六:使用类似步骤3的方法,把二级标题全部格式化:选中已经设置好格式的二级标题,双击“格式刷”,然后用带有“刷子”的I字光标去选中需要设置为二级标题的内容。

如图4。

  步骤七:如果文档中还有三级标题,则使用相同的方法设置好样式。

  步骤八:这样,需要制作成目录的标题便设计好了。

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